Työnantajalla on velvollisuus antaa työtodistus vain työsuhteen päättyessä. Työsuhteen edelleen jatkuessa työnantajalla ei ole velvollisuutta antaa ”välitodistusta” työntekijälle. Oma-aloitteisesti työnantajan ei tarvitse antaa työtodistusta, vaan se tulee antaa vain työntekijän sitä pyytäessä.

Sisältö:

Työntekijällä on oikeus saada työtodistus suppeana, jolloin työnantaja saa merkitä siihen vain työsuhteen keston ja työtehtävien laadun. Muita seikkoja työtodistukseen ei saa merkitä, ellei toimihenkilö pyydä ns. laajaa työtodistusta. Ainoastaan työntekijän nimenomaisesti pyytäessä sitä, työnantajan on lisäksi mainittava työtodistuksessa työsuhteen päättymisen syy sekä arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä.

Työtodistuksesta ei saa ilmetä muuta kuin mitä sen sanamuodosta käy ilmi. Työtodistukseen ei saa tehdä mitään sellaisia merkintöjä tai sitä ei saa antaa sellaisessa muodossa, jonka tarkoituksena on viestittää jollakin tapaa salaisesti muille työnantajille työntekijän ominaisuuksista.

Työtehtävät:

Riittävää on merkitä pääasialliset työsopimuksen mukaiset työtehtävät eikä työnantajalla ole velvollisuutta luetella yksityiskohtaisesti työtehtävien sisältöä. Työtodistukseen on aina merkittävä työsuhteen kestoaika eli sen alkamis- ja päättymisajankohdat.

Poissaolot ja perhevapaat:

Erilaisia työntekijän poissaoloja tai perhevapaita työtodistukseen ei saa merkitä. Tasa-arvovaltuutettu on antanut lausunnon, jonka mukaan työnantajan ei tulisi merkitä työtodistukseen työntekijän äitiyslomaa. Lausunnon mukaan äitiys- ja vanhempainvapaa ovat sukupuoleen perustuvia etuuksia. Niiden mainitseminen työtodistuksessa asettaa tosiasiassa ne naiset ja miehet, jotka ovat olleet perhevapailla, eri asemaan sellaisiin työntekijöihin verrattuna, jotka eivät ole.

Päättymisen syy:

Työtodistukseen merkittävä työsopimuksen päättymisen syy tarkoittaa sitä toimenpidettä, jolla työsopimus on päätetty. Syy voi olla esimerkiksi työntekijän oma irtisanoutuminen tai työnantajan suorittama irtisanominen taloudellisilla tai tuotannollisilla syillä taikka työntekijän henkilöstä johtuvasta syystä.

Arvolause:

Työtodistukseen merkittävä arvolause on työnantajan todistus työntekijän työtaidosta, ahkeruudesta ja käytöksestä. Ne ovat työnantajan käsityksiä, jotka voivat poiketa työntekijän omista käsityksistä. Työntekijä ei voi vaatia työnantajaa muuttamaan käsitystään, mutta työntekijä voi kuitenkin pyytää kiistatilanteessa uuden suppean työtodistuksen, jossa ei ole arvostelua.

Aika:

Työnantajalla on velvollisuus antaa työntekijälle työtodistus, jos sitä pyydetään 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Työntekijällä on kuitenkin oikeus saada arvolauseen sisältävä työtodistus vain viiden vuoden ajan työsuhteensa päättymisestä. Jos työsuhteen päättymisestä on kulunut yli 10 vuotta, niin työnantajan on annettava työtodistus vai siinä tapauksessa, että se on mahdollista ilman kohtuutonta hankaluutta. Työntekijä voi myös pyytää uutta työtodistusta kadonneen tai turmeltuneen työtodistuksen tilalle.

Kieltäytyminen:

Jos työnantaja kieltäytyy antamasta työntekijälle työtodistusta työsuhteen päätyttyä, voidaan työnantaja velvoittaa oikeuden tuomiolla antamaan työntekijälle työtodistus. Työnantaja voidaan taivuttaa täyttämään tämä velvollisuutensa sakon uhalla. Tuomioistuin ei voi kuitenkaan velvoittaa työnantajaa antamaan arvolauseeltaan määrätyn sisältöistä työtodistusta, koska työtodistukseen merkittävä arvolause käsittää työnantajan henkilökohtaisen arvioinnin työntekijän ominaisuuksista. Työnantaja voidaan kuitenkin velvoittaa antamaan suppea sisältöinen työtodistus, johon ei sisälly lainkaan työsuhteen päättymisen syytä eikä arvolausetta työntekijän työtaidosta, ahkeruudesta ja käytöksestä.

Rangaistavuus:

Työnantaja tai tämän edustaja voidaan tuomita työsopimuslakirikkomuksesta sakkorangaistukseen, jos hän tahallaan tai huolimattomuudesta rikkoo työtodistuksen antamista koskevan velvollisuutensa. Työnantaja tai tämän edustaja voidaan tuomita sakkorangaistukseen esimerkiksi siinä tapauksessa, jos hän työntekijän pyytämättä merkitsee työtodistukseen työsuhteen päättymisen syyn tai arvion työntekijän työtaidosta tai käytöksestä. Rangaistavaa tällaisen työtodistuksen antaminen on kuitenkin vain siinä tapauksessa, että merkintä sisältää työntekijästä kielteisen arvolauseen. Rangaistavuuden edellytyksenä ei ole se, että arvolause on tosiasioita vastaamaton.

Esimerkki: ”Toimitusjohtaja oli merkinnyt työntekijöiden työtodistuksiin työsuhteiden päättymisen syyksi ”ryhtyminen laittomaan lakkoon ja lakon jatkaminen varoituksesta huolimatta”. Työntekijöiden ei ollut näytetty pyytäneen arvolauseen merkitsemistä. Merkintä vaikka olikin paikkansa pitävä sisälsi kielteisen arvolauseen, jonka merkitsemiseen työtodistukseen toimitusjohtajalla ei ollut oikeutta. Toimitusjohtaja tuomittiin 30 päiväsakon suuruiseen sakkorangaistukseen.”

Vahingonkorvaus:

Työnantaja voidaan tuomita korvaamaan työntekijälle vahinko, joka on aiheutunut sellaisen arvolauseen merkitsemisestä työtodistukseen, jota tämä ei ole pyytänyt, tai väärän arvolauseen merkitsemisestä. Korvattavaa vahinkoa voi olla työntekijälle aiheutunut ansionmenetys siitä, että hänen uudelleen työllistymisensä on estynyt tai viivästynyt työtodistuksessa olevan arvolauseen tai väärän arvolauseen takia.