Esimiehet joutuvat työssään antamaan muille työntekijöille varoituksia. Joskus esimies voi saada varoituksen itse esimerkiksi heikosta tuloksesta. Työntekijää, joka on laiminlyönyt työvelvollisuuksiensa täyttämisen, ei saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoituksen antamiseen liittyy omia menettelytapojaan ja oikeudellisia kysymyksiä, jotka on syytä tietää.
Mistä syystä
Varoitus annetaan, koska työntekijä tavalla tai toisella tekee rikkeitä tai ei tee työtään sillä tavoin, mitä työnantajalla on oikeus odottaa. Varoituksen antamisen syynä voivat olla esimerkiksi:
- poissaolot työstä
- työaikojen noudattamatta jättäminen, myöhästely taikka liian pitkien kahvitaukojen tai ruokatuntien pitäminen
- huolimattomuus työssä
- työnantajan antamien ohjeiden tai määräysten noudattamatta jättäminen
- määrällisesti tai laadullisesti huono työtulos.
Työsopimuslain mukaan varoitusta ei edellytetä, jos irtisanomisen perusteena on niin vakava rikkomus, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää sopimussuhteen jatkamista. Esimerkiksi työntekijän syyllistyminen epärehellisyyteen tai työturvallisuuden törkeään vaarantamiseen oikeuttaa työnantajan yleensä suoraan päättämään työsuhteen ilman edeltävää varoitusta. Koeaikapurku voi aina tapahtua ilman varoitusta.
Tarkoitus
Antamalla työntekijälle varoituksen työnantaja osoittaa, miten vakavalla tavalla työntekijän velvollisuuksien rikkomiseen jatkossa suhtaudutaan. Varoituksen kautta työntekijä viimeistään havahtuu todellisuuteen. Työntekijän toiminta ei välttämättä ole ollut tahallista, vaan se on voinut johtua ajattelemattomuudesta. Varoituksella työntekijälle annetaan mahdollisuus korjata menettelynsä. Jos työntekijä varoituksesta huolimatta jatkaa työntekovelvoitteidensa laiminlyömistä, on se osoitus piittaamattomuudesta ja uusia laiminlyöntejä voidaan arvostella ankarammin.
Montako kertaa
Työsopimuslaissa ei ole määritelty varoitusten lukumäärää. Irtisanomiskynnyksen täyttymiseen voi riittää yksi varoitus. Lievemmissä tapauksissa saattaa irtisanomiskynnyksen ylittyminen edellyttää kahden tai useammankin varoituksen antamista. Mikäli varoituksia annetaan useampia, tulisi antaa ns. viimeinen varoitus, josta selkeästi käy ilmi työnantajan mitan tulleen täyteen ja että rikkomisen vielä kerran toistuessa työntekijän työsuhde tullaan päättämään.
Heikko tulos
Esimiehellä ei yleensä ole puhdasta tulosvastuuta, vaan heikon tuloksen on johduttava esimiehen vaikutuspiirissä olevista seikoista ja työtehtävien laiminlyönneistä. Ennen irtisanomista työnantajan on annettava esimiehelle varoitus, jos se katsoo, että heikko tulos johtuu esimiehen väärästä toiminnasta. Varoituksen tehtävä on toimia ”herättäjänä” ja saattaa esimies tietoiseksi mitä häneltä jatkossa edellytetään.
Varoituksesta tulee ilmetä konkreettisesti ne seikat, joihin työnantaja haluaa parannuksen. Varoituksen jälkeen esimiehellä pitää olla kohtuullinen aika tuloksen parantamiseen ja työnantajan täytyy seurata tilannetta kohtuullinen aika. Ajan pituutta ei ole määritelty laissa. Liian lyhyt aika ennen irtisanomista ei anna esimiehelle todellista mahdollisuutta kääntää suunta toiseksi ja varmuutta varoituksen vaikutuksesta. Myös myytävät tuotteet, asiakkaat, kausivaihtelut ja monet muut asiat vaikuttavat tarkastelujakson pituuteen. Jos esimies pääsee varoituksessa asetettuihin tavoitteisiin, tai poikkeama tavoitteisiin ei ole suuri, ei irtisanomisperustetta ole.
Tasapuolisuus
Varoituksia tulee käyttää johdonmukaisesti, toimimalla samalla tavalla kaikissa keskenään vertailtavissa tilanteissa. Jos työpaikalla annetaan vakiintuneesti kirjallinen varoitus ennen työsuhteen päättämistä, työntekijän saaman suullisen varoituksen nojalla ei työnantaja voi irtisanoa. Yrityksessä voi olla myös käytäntönä, että ensimmäisestä rikkeestä työntekijää ainoastaan puhutellaan ja vasta uudesta rikkeestä voidaan antaa varoitus. Työnantajalla ei myöskään ole oikeutta suoraan irtisanoa työntekijää, jos yrityksessä on ollut käytäntönä antaa ensin varoitus vastaavanlaisissa tilanteissa. Jos yrityksessä on vastaavissa tapauksissa päätetty työsuhde vasta kolmannen varoituksen jälkeen, ei työntekijää voida irtisanoa vielä yhden tai kahden varoituksen jälkeen.
Kohtuullisessa ajassa
Työnantajan on annettava varoitus työntekijälle kohtuullisessa ajassa siitä, kun laiminlyönti on tapahtunut ja se on tullut työnantajan tietoon. Varoituksen myöhästyminen on osoitus huonosta henkilöstöjohtamisesta. Varoituksen lykkääminen hamaan tulevaisuuteen osoittaa, että alun perin työnantaja ei edes pitänyt rikettä kovin pahana. Pitkän ajan kuluttua on tosiseikkojen selvittäminen hankalaa. Tällä on merkitystä esimerkiksi siinä tilanteessa, että työntekijä pitää saamaansa varoitusta aiheettomana ja haluaa ilmoittaa oman kantansa työnantajalle.
Varoituksen antaja
Vain ne henkilöt, joilla on oikeus työnjohtoon ja -valvontaan taikka joilla on oikeus päättää kyseisen työntekijän työsuhde, voivat antaa tälle varoituksen. Varoituksen siis antaa kyseisen työntekijän esimies tai yrityksen henkilöstöasioista vastaava henkilö.
Miten tiedoksi
Varoitus voidaan antaa myös suullisesti. Työnantajan on kuitenkin pystyttävä todistamaan, että työntekijä on saanut varoituksen ja ymmärtänyt siihen liittyvän uhan siitä, että työsuhde voidaan päättää laiminlyönnin tai rikkomuksen toistuessa. Tästä syystä varoitus on syytä antaa kirjallisesti.
Kirjalliseen varoituslomakkeeseen tulee varoituksen antaneen työnantajan edustajan allekirjoitus. Lisäksi siihen tulee työntekijän allekirjoitus, joka osoittaa, että hän on saanut varoituksen tiedoksi. Työntekijän allekirjoitus ei tarkoita, että työntekijä hyväksyisi varoituksen. Se tarkoittaa ainoastaan, että hän on vastaanottanut sen. Jos työntekijä ei kuitenkaan suostu allekirjoituksellaan varmentamaan saaneensa varoituksesta tiedon, on paikalle kutsuttava todistaja, joka allekirjoituksellaan todistaa varoituksen antamisen.
Sisältö
Varoituksesta tulee käydä selvästi ilmi uhka, että työntekijän työsuhde voidaan päättää hänen rikkoessaan velvollisuuksiaan vielä uudelleen. Varoitukseen tulee myös merkitä sen antamisen syy. Työnantajan tulee varoituksen antamisen yhteydessä ainakin suullisesti perustella varoituksen antaminen. Työntekijä ei voi parantaa työsuorituksiaan, ellei hänelle kerrota, millä tavalla työnantaja odottaa työntekijän jatkossa toimivan. Jos työntekijälle ei ole varoituksen antamisen yhteydessä selvitetty, miten hänen tulee jatkossa toimia eikä työntekijä pysty sitä itse päättelemään, ei tällaisella muodollisella varoituksella ole merkitystä irtisanomiskynnyksen täyttymisen arvioinnissa. Pelkkä yleisluonteinen luonnehdinta “työvelvoitteiden laiminlyönti” ei vielä kerro varoituksen antamisen syystä. Työntekijälle ei ole tällöin annettu todellista mahdollisuutta korjata menettelytapojaan.
Vastustaminen
Varoituksen antaminen kuuluu työnantajan työnjohtovaltaan. Käytännössä työntekijä voi ainoastaan vastustaa saamaansa varoitusta siten, että antaa tapahtumien kulusta työnantajalle oman kirjallisen selvityksensä. Tästä vastustuksesta tulee käydä ilmi, mistä syystä työntekijä pitää varoitusta aiheettomana. Jos työnantaja myöhemmin päättää työsuhteen ja vetoaa päättämisperusteena aikaisemmin antamiinsa varoituksiin, voi työntekijän vastustus osaltaan osoittaa annetun varoituksen aiheettomuuden.
Aiemmin annetulla varoituksella ei ole merkitystä työsuhteen päättämiskynnyksen ylittymisessä, jos se on annettu aiheetta tai täysin vähäpätöisestä syystä. Perusteetta annettu varoitus ei siten laske irtisanomiskynnystä, kun arvioidaan työntekijän myöhempiä mahdollisia laiminlyöntejä.
Pelkästään sillä perusteella, että työnantaja mahdollisesti myöhemmin vetoaa annettuun varoitukseen perusteena työsuhteen päättämiselle, työntekijällä ei ole oikeudellista mahdollisuutta saada etukäteen tutkituksi varoituksen antamisen aiheellisuutta (KKO 1987:113). Vasta, jos työnantaja myöhemmin päättää työsuhteen, voi tuomioistuin ottaa kantaa varoituksen oikeellisuuteen mahdollisessa oikeudenkäynnissä.
Laiminlyönnin toistuttava
Irtisanomisperusteen täyttymisen kannalta varoitus merkitsee sitä, että työnantaja on luopunut vetoamasta työsuhteen päättämisperusteena varoituksessa mainittuihin työtehtävien laiminlyönteihin. Varoituksella työnantaja tekee työntekijälle selväksi sen, miten työnantaja jatkossa suhtautuu menettelyn toistumiseen, mutta samalla työnantaja antaa työntekijälle mahdollisuuden korjata toimintatapojaan, niin ettei hän enää jatkossa laiminlöisi työtehtäviään. Toisaalta työnantaja oikeuttaa itsensä (yleisten edellytysten täyttyessä) varoituksessa uhattuun työsuhteen päättämiseen, jos työntekijä toistaa rikkomuksensa. Jos työntekijä on korjannut menettelynsä työnantajan vaatimalla tavalla, irtisanomisoikeutta ei ole.
Helsingin HO 2.4.1997 S 97/275: Työntekijän laiminlyöntiä ei voitu ottaa huomioon irtisanomisperusteita arvioitaessa, sillä työntekijä oli saanut asiasta kirjallisen varoituksen, eikä kyseisen laiminlyönnin ollut näytetty toistuneen.
Yhteys uuteen laiminlyöntiin
Irtisanomisperuste voi varoituksen jälkeen täyttyä, jos työntekijä uusii laiminlyöntinsä. Uuden laiminlyönnin tulee kuitenkin olla samanlainen tai verrattavissa siihen vanhempaan laiminlyöntiin, josta työntekijälle on annettu varoitus. Täysin eri asiasta annetulla aikaisemmalla varoituksella ei ole merkitystä arvioitaessa työsuhteen päättymisperusteen täyttymistä uudessa tapauksessa. Työntekijän sinänsä erilaiset velvollisuuksien rikkomiset voivat kuitenkin osoittaa samanlaista työntekijän asennoitumista ja välinpitämättömyyttä työtehtävien suorittamisessa, jolloin ne voivat kokonaisuutena antaa oikeuden työsuhteen päättämiseen.
Helsingin HO 13.5.1998 S 97/40: Yhtiö oli työntekijän varoituksen jälkeen korjattua menettelynsä työnantajan edellyttämällä tavalla menettänyt oikeutensa vedota työvelvoitteen laiminlyöntiin irtisanomisperusteena.
Vanhentuminen
Annettu varoitus ei ole ikuisesti voimassa. Varoituksen vanhentumiseen ei kuitenkaan voida antaa kaavamaisia vanhentumisaikoja. Jos työntekijä lyhyen ajan kuluessa varoituksesta syyllistyy vastaavanlaiseen menettelyyn, on se yleensä osoitus piittaamattomuudesta, jolloin työsuhteen päättymiskynnys täyttyy helpommin. Pitkän ajan kuluminen varoituksen jälkeen voi puolestaan katkaista vanhojen ja uusien rikkeiden yhteyden siten, että kysymys ei enää ole rikkeen uusimisesta. Työtuomioistuimen oikeuskäytännössä on varoituksen vanhentumisessa otettu huomioon, onko kaikki varoitukset annettu samantyyppisestä työntekijän menettelystä, jolloin annetut varoitukset pitkältäkin ajalta voivat vaikuttaa irtisanomisoikeuden täyttymiseen.