TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Kaupanalan Esimiesliitto KEY ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivujen yhteydessä.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Kaupanalan Esimiesliitto KEY ry
Y-tunnus: 0288901-8
Osoite: Harjulankatu 4 A 1 (PL 30), 15101 Lahti

Puhelin: 03 875 800 (vaihde)

Sähköposti: etunimi.sukunimi@esimiesliitto.com

2. YHTEYSHENKILÖT

Jäsenrekisterinhoitaja Leena Öztürk (jäsenasiat) ja tiedottaja Marjo Leutola (verkkosivusto)

3. TIETOSUOJAVASTAAVA

Lakimies Teemu Närhi

4. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN JA KÄSITTELY

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi;
• olet valtuuttanut työnantajasi ilmoittamaan (työnantajaa koskevat yksilöintitiedot ja tilitystiedot) meille, kun työnantaja perii jäsenmaksun;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä; tai
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, esimerkiksi osoite- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Käsittelemämme henkilötietoryhmät:

• perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, piiriyhdistys, jäsenlaji, jäsennumero, jäsenmaksutiedot, markkinointiluvat ja -kiellot sekä työttömyyskassan jäsenyys;
• työsuhdetiedot, kuten työnantajatiedot ja asemataso;
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• luottamustehtävät Kaupanalan Esimiesliitto KEY ry:ssä ja piiriyhdistyksissä sekä henkilöstöedustajaroolit;
• tapahtumiin ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot;
• verkkosivumme käyttöön liittyvät tiedot, kuten nimi, käyttäjätunnus ja salasana; ja
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen (sopimus).

• Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

• Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

• Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esimerkiksi koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten, kuten veroviranomaisen, lakiin perustuvat tietopyynnöt.

• Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

6. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Voimme luovuttaa henkilötietoja:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• tapahtumajärjestäjille tapahtumailmoittautumisesi yhteydessä, mikäli se on tarpeellista osallistumisten hallinnoimiseksi;
• työttömyyskassalle, mikäli olet jäsenhakemuksen yhteydessä ilmoittanut liittyväsi kassan jäseneksi;
• vakuutusyhtiöille, jäsenyytesi todentamiseksi Kaupanalan esimiesliitto KEY ry:n jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä;
• piiriyhdistykselle, jonka jäsen olet, ja sinua edustaville henkilöstön edustajille edunvalvonnan hoitamiseksi; ja
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten.

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

8. EVÄSTEET

Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.esimiesliitto.com.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

9. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti jäsensuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

10. SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille Online-palvelun kautta tai henkilökohtaisesti paikan päällä keskustoimistolla.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.

11. TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

12. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.